Situacije, ki vodijo v razkritje podatkov in ‘malenkosti’ na katere moramo biti posebej pazljivi ob izbiri izvajalca storitve odvoza in uničenja dokumentacije so:

Kljub veliki publiciteti in javnem razkritju nepravilnosti še dandanes na dnevni bazi marsikatero podjetje zavrže občutljivo poslovno dokumentacijo brez pomisleka o morebitnih posledicah takih dejanj, v kolikor ti dokumenti pristanejo v napačnih rokah. S tem, ko pomemben dokument vložite v napačen koš, ste sami kreirali osnovni problem razkritja podatkov. Enako velja za prodajo dokumentov z občutljivimi/osebnimi ali zaupnimi podatki kot odpadni papir, kar nikakor ne sme biti način, da se ‘znebite dokumentov’. S tem tvegate, da zaupne informacije pridejo v neprave roke.
V kolikor dokumentacijo predate prevzemniku-izvajalcu z neustrezno varovanimi vozili brez možnosti sledenja poti vozila nimate nikakršnega zagotovila, da bo vaša dokumentacija varno ter brez vmesnih postankov prispela do mesta uničenja.
Varnostno stopnjo uničenja določa občutljivost podatkov shranjenih na podatkovnih nosilcih (papir, CD, mikrofilmi,…). Uničenje dokumenta z občutljivimi podatki je z varnostnega vidika zadostno le takrat, kadar je možno z gotovostjo trditi, da uničenega dokumenta ni moč restavrirati. To lahko zagotovimo na dva načina: z zadosti visoko stopnjo razreza- majhno širino reza (priporočljiv je križni rez uničevalca) in v kolikor je s stališča izvajalca uničenja dopustno tudi spremljanje storitve uničenja do uničenja zadnjega kosa dokumenta. Večinoma je slednji postopek na strani ponudnikov uničevanja omejen oz.prisotnosti ni možno zagotoviti, saj prisotnost vpliva na sam delovni proces izvajalca. Poleg tega, v kolikor izvajalec s svojimi uničevalci ne razpolaga z zadostno kapaciteto uničenja, je postopek obdelave-uničenja večje količine dokumentov lahko precej zamuden, kar s stališča stroškov na strani imetnika dokumentacije, pomeni porast le teh. Čim manjši je končni razrezan delček dokumenta, tem večja je stopnja varnosti uničenja in s tem povezana nezmožnost restavriranja dokumenta. Novi standard za uničevanje nosilcev podatkov DIN 66399 definira sedem varnostnih kategorij,ki zagotavljajo varnost uničenih dokumentov glede na potrebe in zahteve stranke. Cefranje ali kompaktiranje dokumenta ni hkrati tudi uničenje do nerazpoznavnosti. V obeh primerih ostane dokument v večji meri berljiv. Oglaševanje izdaje potrdila o uničenju samo po sebi ne zagotavlja strokovne izvedbe kadar storitev ni izvedena na transparenten način.
Dokumenti so ključni za uspeh podjetja, zato jih je smiselno zavarovati tako pred spletnimi napadalci kot pred zaposlenimi, ki ne delajo nujno v dobro podjetja. Vprašanje se postavlja, kako dobro so ključni dokumenti zavarovani pred zlorabami v podjetju? Na eni strani se moramo zavedati, da shranjevanje podatkov predvsem preko računalništva v oblaku ali na mobilnih napravah lahko resno ogrozi naše poslovanje, saj so tveganja povezana s krajo podatkov tu precej večja; po drugi strani pa je lahko vir zlorabe podatkov(razkritje) prav možno iskati med osebjem znotraj podjetja (tudi zunanjim pogodbenim partnerjem, ki imajo dostop do vira podatkov- dokumentov), katerim dandanes ni moč zaupati.

Gre za najpogostejše vzroke razkritja podatkov, ki posledično lahko povzročijo nepopravljivo škodo za podjetje ali posameznika.

Back to Top